IW-Elan und Anzeigeverfahren: die Anleitung zur Frist am 31. März
IW-Elan ist die kostenlose Software für die jährliche Schwerbehindertenanzeige nach Paragraf 163 Absatz 2 SGB IX. Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen melden damit bis zum 31. März des Folgejahres ihre Beschäftigungsdaten an die Agentur für Arbeit und berechnen zugleich die Ausgleichsabgabe für das Integrations- bzw. Inklusionsamt.
Einmal im Jahr wird es für viele HR-Abteilungen hektisch: Bis zum 31. März muss die Anzeige über die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen für das Vorjahr übermittelt und die Ausgleichsabgabe überwiesen sein. Wer die Daten erst im März zusammensucht, zahlt oft mehr als nötig.
Diese Anleitung führt durch das Verfahren, nennt die häufigsten Fehler und zeigt, wie Sie die Abgabe vor dem Stichtag noch legal senken.
Wer melden muss
Anzeigepflichtig sind alle Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen, unabhängig davon, ob schwerbehinderte Menschen beschäftigt werden. Die Anzeige ist auch dann fällig, wenn die Pflichtquote von 5 Prozent vollständig erfüllt ist und keine Abgabe anfällt.
Diese Daten brauchen Sie vorab
IW-Elan rechnet nur so gut wie die Daten, die Sie erfassen. Stellen Sie vor dem Start zusammen:
- Zahl der Arbeitsplätze je Kalendermonat des Anzeigejahres (Jahresdurchschnitt zählt)
- Verzeichnis der beschäftigten schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen mit Zeiträumen
- Ausbildungsplätze und Fälle von Mehrfachanrechnung (ein Mensch kann auf mehr als einen Pflichtplatz zählen)
- Aufträge an anerkannte Werkstätten (WfbM), deren Arbeitsleistungsanteil sich anrechnen lässt (Paragraf 223 SGB IX)
- Betriebsnummern aller Betriebe bzw. Dienststellen
Die Sätze, mit denen gerechnet wird
Die Ausgleichsabgabe ist nach der erreichten Quote gestaffelt: 155, 275 oder 405 Euro je unbesetztem Pflichtplatz und Monat, und 815 Euro, wenn kein einziger schwerbehinderter Mensch beschäftigt wird. Für Kleinbetriebe mit 20 bis 39 bzw. 40 bis 59 Arbeitsplätzen gelten vereinfachte Staffeln. Aufs Jahr gerechnet sind das bis zu 9.780 Euro je Platz. Achtung: Viele ältere Ratgeberseiten nennen noch die alten Sätze 140 bis 720 Euro; massgeblich sind die aktuellen Staffeln.
Häufige Fehler im Anzeigeverfahren
Aus der Beratungspraxis wiederholen sich wenige, teure Fehler:
- Mehrfachanrechnung vergessen: Auszubildende und besonders betroffene Menschen können doppelt zählen, das senkt die Staffel.
- Werkstatt-Aufträge nicht angerechnet: 50 Prozent des Arbeitsleistungsanteils mindern die Abgabe (nur anerkannte WfbM).
- Jahresdurchschnitt falsch gebildet: Es zählen die Monatswerte, nicht der Stand am 31. Dezember.
- Frist verpasst: Eine Verlängerung über den 31. März hinaus gibt es nicht, bei verspäteter Zahlung fallen Säumniszuschläge an.
Besser: die Quote unterjährig steuern
Das Anzeigeverfahren blickt immer zurück, gestalten können Sie nur im laufenden Jahr. Wer Quote und Abgabe-Prognose laufend sieht, kann rechtzeitig einstellen statt im März zu zahlen. Genau dafür gibt es auf Inclusion Bridge das Compliance-Modul: Live-Quote, Abgabe-Forecast mit Einstellungs-Simulation und die Jahres-Anzeige als Export. Ihre voraussichtliche Abgabe können Sie ohne Konto im kostenlosen Ausgleichsabgabe-Rechner prüfen.
Schritt für Schritt
So läuft die Schwerbehindertenanzeige mit IW-Elan ab.
- 1
Daten sammeln
Arbeitsplätze je Monat, Verzeichnis der schwerbehinderten Beschäftigten, Ausbildungs- und Anrechnungsfälle zusammenstellen.
- 2
IW-Elan installieren
Die kostenlose Software von iw-elan.de laden oder die Vorjahresdatei übernehmen.
- 3
Unternehmensdaten erfassen
Betriebe, Betriebsnummern und monatliche Arbeitsplatzzahlen eintragen.
- 4
Verzeichnisse pflegen
Beschäftigte schwerbehinderte Menschen mit Zeiträumen, Gleichstellungen und Mehrfachanrechnung erfassen.
- 5
Abgabe berechnen
IW-Elan ermittelt Pflichtplätze, erreichte Quote und die Ausgleichsabgabe nach der aktuellen Staffel.
- 6
Anzeige übermitteln
Die Anzeige elektronisch an die Agentur für Arbeit senden, bis spätestens 31. März.
- 7
Abgabe überweisen
Die berechnete Ausgleichsabgabe fristgerecht an das Integrations- bzw. Inklusionsamt zahlen.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Schwerbehindertenanzeige abgegeben werden?
Bis zum 31. März für das jeweilige Vorjahr. Für das Anzeigejahr 2026 also bis zum 31. März 2027. Eine Fristverlängerung ist nicht vorgesehen.
Muss ich melden, wenn ich keine schwerbehinderten Menschen beschäftige?
Ja. Anzeigepflichtig sind alle Arbeitgeber ab jahresdurchschnittlich 20 Arbeitsplätzen. Ohne beschäftigte schwerbehinderte Menschen fällt zusätzlich die höchste Staffel der Ausgleichsabgabe an.
Ist IW-Elan Pflicht?
Die elektronische Übermittlung ist der Standardweg, und IW-Elan ist die dafür bereitgestellte kostenlose Software. Alternativ akzeptieren manche Ämter Übermittlungen über zertifizierte Lohnprogramme.
Wie hoch ist die Ausgleichsabgabe aktuell?
Je nach erreichter Quote 155, 275 oder 405 Euro pro unbesetztem Pflichtplatz und Monat, bei null beschäftigten schwerbehinderten Menschen 815 Euro. Das sind bis zu 9.780 Euro je Platz und Jahr.
Kann ich die Abgabe kurz vor der Frist noch senken?
Für das abgelaufene Jahr nur noch über korrekte Anrechnungen (Mehrfachanrechnung, Werkstatt-Aufträge). Nachhaltig senken lässt sie sich durch Einstellungen im laufenden Jahr, am besten mit laufender Quoten-Überwachung.